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featured image Auswirkungen der Corona-Pandemie – ein Erfahrungsbericht

08.06.2020 von Tatjana Ksienzyk in Insides

Auswirkungen der Corona-Pandemie – ein Erfahrungsbericht

Auch wir bei Cloudogu wurden durch den Ausbruch der Corona-Pandemie und den damit einhergehenden Veränderungen auf die Probe gestellt.

In den Anfängen im März wurden die ersten Hygiene-Maßnahmen im Unternehmen umgesetzt: Sensibilisierung der Mitarbeiter und die Ausstattung mit Desinfektionsmitteln. Alles wirkte noch etwas surreal. Doch dann ging es ganz schnell. Die Geschäftsführung hatte die aktuelle Lage von Anfang an im Blick und hielt die Mitarbeiter auf dem Laufenden. Bereits in den ersten Phasen wurde ein Präventionskonzept entwickelt. Ziel war es verantwortungsvolle Maßnahmen rund um das Corona Virus zu treffen, um gesundheitsschädigende Auswirkungen auf die Mitarbeiter und wirtschaftliche Schäden auf das Unternehmen zu vermeiden. Das Konzept beinhaltete den sinnvollen Schritt die Zahl der Mitarbeiter in den Büroräumen zu begrenzen. Es zeigte sich jedoch, dass das Arbeiten von Zuhause aus großen Anklang bei den Mitarbeitern fand. So trafen schnell nur noch vereinzelte Teammitglieder in der Brabandstraße. ein.

Veränderung der Arbeitsweise – Remote-First

Wir müssen zugeben: Wir waren bereits vor der Krise ganz gut aufgestellt. Ein Home-Office-Angebot bestand bereits für alle Teammitglieder. Dies wurde allerdings nur punktuell genutzt, da wir als Team gerne persönlich zusammenkommen und uns der direkte Austausch sehr wichtig ist. Das notwendige Vertrauen in die Produktivität der Mitarbeiter im Home-Office war glücklicherweise bereits vorhanden. Unsere Infrastruktur und die Kommunikationsmittel waren so aber schon für verteiltes Arbeiten vorbereitet. Eine Kernkomponente spielt dabei die Google G-Suite.

Aber auch für uns war ein plötzlicher „Umzug“ des gesamten Teams ins Home-Office eine Herausforderung und mit Veränderungen verbunden.

Vervollständigung der Arbeitsausstattung

Nach den ersten Wochen und der Sättigung des neuen Zustandes machten sich die ersten Erschwernisse bemerkbar. Eine schlechte Internetverbindung, Einsamkeit, der fehlende Plausch an der Kaffeemaschine, all das schlich sich langsam in unseren Alltag ein. Natürlich waren auch längst nicht alle Mitarbeiter im Home-Office technisch komplett ausgerüstet. Dies ließ sich aber schnell durch Bestellungen von neuen Arbeitsmitteln oder einem kurzen Besuch im Büro zum Abholen des fehlenden Materials, abdecken. Wir waren so früh dran, dass Webcams und Headsets noch nicht restlos ausverkauft waren. Die neu entstandenen Arbeitsplätze wollten natürlich auch präsentiert werden und so entstand das Interesse, die Ergebnisse mit den Kollegen zu teilen. Der Lockdown und die damit verbundene Freizeit nutzte ein Teammitglied sogar für einen Do-It-Yourself Stehtisch (das erste Bild). Ein Projekt, dass er schon lange für einen optimalen Home-Office Arbeitsplatz umsetzen wollte.

Home-Office Stehtisch

Home-Office Arbeitsplatz

Kontinuierlicher Informationsaustausch

Unsere Arbeitsprozesse sind nach dem Scrum Prozess organisiert. Dies bedeutet, dass wir unsere Sprintplanungen, Reviews und Retros aktuell auf digitale Weise durchführen. Da kommen so einige Teammitglieder zusammen. Auch unsere 2-wöchigen Breakfast Briefings, in denen wir als gesamtes Unternehmen über Neuerungen und Veränderungen sprechen, fordern bei allen Beteiligten einen verantwortungsvollen Umgang. Für die Umsetzung haben wir Regeln festgehalten, wie wir optimal kommunizieren können. So haben wir uns z.B. darauf geeinigt, die Kameras im Regelfall zu benutzen. Die Kommunikation mit eingeschalteter Kamera ist durchaus persönlicher und man kann Emotionen und Reaktionen sehen und deuten. Um ein großes Durcheinander auf der Tonspur zu verhindern, nutzen wir aktiv die Chatfunktion. So können Fragen, Rückmeldungen und Anregungen platziert werden. Der Moderator des Termins hat den Chat im Blick und bezieht diesen mit ein. Ein respektvoller Umgang ist natürlich, wie immer, das A und O. Bei dem Einstieg in die Remote Meetings haben uns diese 10 einfachen Regeln von den Kollegen von EXXETA geholfen: Zehn Tipps für Videokonferenzen.

Natürlich darf der Spaß nicht zu kurz kommen. Unsere Kollegen haben das ein oder andere Meeting für eine Runde Buzzword Bingo genutzt. ;-)

Conference Call Buzzword Bingo

Conference Call/Meeting Bingo Card #1 von FollowMeToCertainDoom

Einige Teammitglieder berichteten, dass das Abstimmungsaufkommen durch die Remote-Arbeit stark zugenommen hat. Das ist wenig überraschend, da wir im Büro einen offenen Austausch pflegen. So können Fragen mal schnell mit einem kurzen Gang an den jeweiligen Schreibtisch gelöst werden. Beim verteilten Arbeiten ist das natürlich nur über Abstimmungstermine oder Chatnachrichten möglich. So können sich die Nachrichten und Kalendereinträge auch schnell häufen. Und am Ende des Tages fragt man sich – wo ist die Zeit eigentlich geblieben?

Der Mensch braucht Bewegung

Die vielen Abstimmungen und das lange Sitzen vor dem Laptop können durchaus mal anstrengend sein. Eine weitere Herausforderung ist dabei die fehlende Bewegung. Der Weg zur Arbeit, die Dynamik zwischen Meetings oder der Gang zum Wasserspender oder zur Kaffeemaschine – all das fehlt. Dies wurde auch in unserem Team schmerzlich festgestellt. Hier wurden kreative Ideen gesponnen wie man die Bewegung wieder in den Alltag integrieren kann. So kam z.B. ein Kollege auf die Idee den Arbeitsweg stark zu verkürzen und ihn zu simulieren, indem er vor und nach dem Feierabend eine kurze Runde um das Haus dreht. Einige Mitarbeiter haben das Joggen oder Online-Sportkurse für sich entdeckt.

Eine weitere, ganz persönliche Empfehlung eines Teammitgliedes: Die Mittagspause für einen Spaziergang zu nutzen. So verbindet man Bewegung mit frischer Luft. Im Home-Office dann gerne im nahegelegenen Waldstück. Man bekommt den Kopf frei für die Arbeitsstunden am Nachmittag und das Mittagstief wird ebenso überwunden.

Schließung von Schulen und Kitas – Wohin mit den Kids?

Die Schließung von Kitas und Schulen hat unsere Teammitglieder natürlich ebenso getroffen. Somit standen einige Kollegen vor der großen Herausforderung Kinderbetreuung und Arbeit gleichzeitig zu bewältigen. Auch hier haben wir flexibel reagiert. Die Mitarbeiter konnten sich ihre Arbeitszeit zumindest flexibel planen und sich z.B. Blocker im Kalender einstellen, in denen sie aufgrund der Kinderbetreuung nicht verfügbar sind. Das Angebot einer Reduzierung der Arbeitszeit oder dem Aufbau von Minusstunden nahmen einige Teammitglieder ebenso dankend an.

Socializing in Zeiten von Corona

Bei all den Maßnahmen bleibt vor allem eines auf der Strecke: Sozialer Austausch. Nicht nur im privaten Bereich haben wir das alle schmerzlich gemerkt. Auch der Austausch in der Mittagspause oder mal an der Kaffeemaschine bleibt aus. Darauf haben wir reagiert.

In den ersten Wochen wurde ein „Meetagessen“ über Google Meet entwickelt, in dem eine tägliche Mittagspause mit optionaler Teilnahme erstellt wurde. Hier fanden alle Themen, fern des Arbeitsalltages Platz. Ein netter, ungezwungener Austausch mit den Kollegen – eben wie in unserer gemeinsamen Mittagspause im Büro. Und um vielleicht einfach mal Frust loszuwerden. Nach den ersten Erprobungen passten wir das Angebot noch einmal an. Es haben sich aktuell punktuelle Meetagessen sowie gemeinsame Kaffeepausen etabliert. Zudem fanden bereits lustige Online-Afterworks mit musikalischem Input einiger Teamkollegen und einer unglaublichen Themenbreite statt. Bei einem Pizza-Day haben wir gemeinsam Pizza zum Mittag gegessen und ganz ungezwungen geplauscht. Das tat gut. Einfach mal wieder mit den Kollegen albern und feststellen zu können, dass es allen in der jetzigen Situation ähnlich geht.

Nichtsdestotrotz ersetzen die vielen Online-Möglichkeiten ein persönliches Zusammensein nicht. Wir freuen uns darauf, zeitnah wieder physisch als Team zusammen zu kommen.

Aufmunterungen – Nähe herstellen auf Distanz

Für eine kleine Aufmunterung in den jeweiligen 4-Wänden haben wir mit einer frühlingshaften Botschaft gesorgt. Alle Teammitglieder erhielten ein Anschreiben mit Blumensamen nach Hause. Das kam super an und erste Ergebnisse wurden dann nach einigen Wochen direkt mit Fotos geteilt.

Als die Maskenpflicht in Niedersachsen festgelegt wurde, hat sich ein Kollege gemeinsam mit seiner Frau an die Nähmaschine gesetzt und fleißig für das gesamte Team gebrandete Cloudogu Masken erstellt. Im Making-Off könnt ihr sehen wie viel Arbeit darin steckte und wie toll sie geworden sind. Wir sind in Braunschweig und Umgebung also unverkennbar unterwegs. Noch einmal einen herzlichen Dank für diese tolle Idee!

Transparenz der aktuellen Lage

Ganz wichtig war für uns eine maximale Transparenz zur aktuellen Lage und den damit verbundenen Veränderungen. Die Geschäftsführung lädt alle Mitarbeiter regelmäßig zu Informationsveranstaltungen ein, in denen wir den aktuellen Stand erfahren. Das gibt unheimlich Sicherheit. Auch die Führungskräfte stehen stetig für einen persönlichen Austausch zur Verfügung, um die Verunsicherung so gering wie möglich zu halten.

Der Bewerbungsprozess

Im Recruiting haben wir ebenso verantwortungsvolle Maßnahmen getroffen. So wird der Bewerbungsprozess angepasst fortgeführt. Ein Vorstellungsgespräch findet nun mit allen Teilnehmern virtuell statt. Eine tolle Möglichkeit, um spannende Kandidaten auch unter den aktuellen Umständen kennenzulernen. Die Videointerviews haben durchweg eine gute Akzeptanz. Gerade für überregionale Bewerbungen werden wir das sicherlich aufrechterhalten.

Wir verwandeln Herausforderungen in Chancen

Zusammenfassend können wir feststellen, dass wir unsere Projekte bisher wie gewohnt fortsetzen konnten. Zudem sind wir als Arbeitgeber gut aufgestellt, um eine optimale Zusammenarbeit zu gewährleisten. So werden wir Cloudogu auch in der jetzigen Situation unserer Vision ein Stückchen näher bringen.

Wichtig ist, wir sehen Corona nicht nur als Krise, die wir überstehen müssen, sondern auch als Chance aus der Zeit etwas zu lernen. Wir haben uns den Begriff Transformability als Unternehmen auf die Fahne geschrieben. Auch wir erleben aktuell eine Transformation unserer Arbeitsprozesse. Der Remote-First-Ansatz spielt auf die heiß diskutierten New Work Vorhersagen ein und beschleunigt die Flexibilität. Die Extremsituation wird uns zeigen, ob wir auf diese Art effektiv miteinander arbeiten können. Spoiler – wir können!

Auch als Schulungsanbieter können wir aus der Situation lernen. Unsere praxisnahen Inhalte vermitteln wir in Präsenzveranstaltungen erfolgreich an die Teilnehmer. Wie so viele haben wir die Durchführung mittlerweile auf Online Schulungen umgestellt. Diese Erweiterung des Angebots hatten wir schon länger auf unserer Agenda und konnten daher auch hier schnell auf die geänderten Anforderungen reagieren. Außerdem sind wir davon überzeugt, dass die Online Schulungen auch langfristig eine sinnvolle Ergänzung zu unserem Angebot sein werden.

Zum Schluss ein „Danke“

Wichtig ist, nicht zu vergessen wie dies alles möglich ist. Die Mitarbeiter tragen einen fulminanten Teil dazu bei, die Projekte und das erfolgreiche arbeiten miteinander aufrecht zu erhalten. Danke an das tolle Team, das diese Phase so super meistert. Wir freuen uns darauf, (hoffentlich bald) wieder physisch zusammen zu arbeiten.


Tatjana Ksienzyk
Tatjana Ksienzyk

- HR Managerin -

Tatjana ist unsere Fachfrau im Bereich Human Resources und HR-Marketing. Sie sorgt für eine gute Bindung – bei Bewerbern sowie Mitarbeitern. Dabei behält sie die Trends und Bedürfnisse der Arbeitswelt im Blick. Fern vom Arbeitsalltag versinkt sie gerne in einem guten Krimi oder entdeckt die Natur rund um Braunschweig, ihrer Geburtsstadt.